前回、紙の書類をスマホでスキャン出来るアプリ「Office Lens」についてご紹介させていただきました。その際の記事がこちら
その際、Office Lensはエクセルに変換できないので別の変換アプリを利用していることをお話したかと思います。
今回は、その変換アプリをご紹介いたします。
普段仕事でお客様とデータのやり取りをする場合、扱うファイルはだいたいPDFかエクセル、jpg(又はpng)あたりです。
ただ、ファイル形式によっては
・PDFをエクセルに変換したい。
・いただいた複数のPDFを1つファイルに結合したい。
・いただいたPDFのうち必要なページだけ取り出したい。
・jpgで送られてきたファイルをPDFに変換したい。
などといったことがあるのではないでしょうか？
その場合、PDFの編集ソフトを購入するというのも良いのですが、しょっちゅう使うということでなければ若干高い気もするし、安いソフトだと文字化けして上手く変換出来ないということもあります。
そこで、オススメしたいのが無料のPDFオンラインツール「iLovePDF」です。
目次
iLovePDFとは？
iLovePDFとは、パソコンにインストールせずにオンライン上から無料でPDFの結合やワード・エクセルなどへの変換が出来るサービスです。
なお、スマホのアプリもあります。(僕は使ったことはありませんが）
画像をご覧いただくとわかると思いますが、
・PDFの結合、分割、圧縮
・PDFからワード、エクセル、パワーポイントへの変換
・エクセル・ワード・パワーポイントからPDFへの変換
・PDFからJPGへ、JPGからPDFへの変換
・PDFへのページ番号の挿入 など
無料にしては、かなり使えます。
すべての機能の使い方を説明はしませんが、ここではJPGからPDFへの変換、PDFの分割、PDFからエクセルへの変換のやり方をご説明させていただきます。
アカウントを登録しなくても使えちゃう
とりあえず「iLovepdf」と検索していただき、見つかったらクリックしてください。
そうすると、先程の画像が表示されると思います。
ここで、画面が英語表記の場合には画面左下に言語を選択出来る箇所があるのでそこで日本語を選択してください。
ここでは、とりあえずご説明いたしますがアカウントの登録なのですが、アカウントを作成しなくても利用できちゃうので登録する必要がなければアカウントの登録の説明は無視してください。
日本語表記にしたら画面右上の「サインアップ」をクリックします。
「名前」・「メールアドレス」・「パスワード」を入力し、その下の2つのチェックボックスのうち「私は取引条件と法＆プライバシーに同意します」にチェックし、下のボックスは必要であればチェックします。
ここで、名前やメールアドレスを登録することに若干抵抗がある方は、グーグルアカウントやフェイスブックのアカウントを利用して登録することも可能です。
早速使ってみる
jpgからPDFへ変換する
前回お伝えしたOffice Lensで撮影したjpg画像をPDFに変換してみたいと思います。
ホーム画面の「JPEG PDF変換」をクリックします。
「JPEG PDF変換」という画面になるので「JPG画像を選択」のところに、変換したいJPG画像をドラッグアンドドロップしてください。
そうすると、「熱いかのように、ここにドロップ」とわけのわからないメッセージが表れるのでドロップすると、画像の余白の調整などの画面に変わります。
特に調整の必要がなければ右下の「PDFに変換」をクリックします。
すると、数秒で変換され、変換したPDFのダウンロード画面に切り替わりますので、「PDFのダウンロード」をクリックすると、左下にダウンロードしたファイルが表示されます。
これで、終わりです。
PDFを分割する
上記の「熱いかのように、ここにドロップ」の画像までのところは、「JPEG PDF変換」とやり方は一緒です。
ここでは、特定のページだけを抜き出したいので下の画像の右上の「分割」から「ページを抽出」をクリックし、抜き出したいページだけをチェックしていきます。
ここでは、22ページと24ページを抜き出します。
さらに、抽出した2つのページを結合した状態でダウンロードしたいので、画面右側の真ん中「ひとつのPDFファイルに抽出したページを結合する。」にチェックします。
チェックしたら、右下の「PDF分割」をクリック。
クリックすると数秒で分割されますので、「分割されたPDFをダウンロード」をクリックしてダウンロードします。
これで、終わりです。
PDFをエクセルへ変換する
では、今度はPDF分割で抽出したPDFファイルをエクセルに変換します。
途中までのやり方は、上記2つと一緒なので省略します。
画像ご覧いただくとわかるように、エクセルへの変換は特に調整等する必要がないので「EXCELに変換」クリックして、変換が終わったら「EXCELをダウンロード」をクリックして終わりです。
たまに上手く変換できていないこともある
PDFからEXCELに変換の場合、PDFの内容によっては一部が上手く変換出来ていないことがあります。
しかし、市販のPDF変換ソフトなどでも100％完璧に変換されるわけではなく、一部上手く変換されないということはある(というかこれよりもっとひどい場合もある）ので、個人的には許容の範囲内かと思います。
ですので、ダウンロードしたエクセルファイルはいちおうザッと目を通して確認することをおすすめします。
無料では出来ないこと
使い勝手のよいiLovePDFですが、例えば複数のPDFファイルを一度にエクセルに変換するということは出来ません。
この場合は、有料のプランに変えていただくか、PDFを一旦結合させてそのうえでエクセルに変換するというやり方になります。
頻繁に利用するようであれば有料のプランに変えるのも良いかもしれません。
Office Lensと組み合わせるとペーパレス化が容易に！
前回お伝えしたOffice LensとiLovePDFを使えば、例えば訪問先でコピーをいただかずにOffice Lensでスキャンし、とりあえずそのままストレージへ入れといて、事務所へ戻ったらiLovePDFで作業しやすいファイル形式に変換すると言う使い方が出来ます。
起業したての方やペーパレス化に取り組みたい中小企業の方は、参考にしてみてください。