紙のコストを徹底的に削減しよう！

僕の事務所では、一般的な事務所にあるようなレーザー複合機のようなものはありません。

いちおう、税理士会や商工会議所などからFAXが届くことがあるので家庭用のインクジェット複合機がある程度ですが、殆ど使っていません。

ほとんどデータでやり取りするため資料はonedriveかgoogledrive、紙媒体でいただいた資料はすぐにスキャンしてデータで保管しているため、コピーを取ったりということはありません。

なぜかというと単純にコストが掛かるからです。

・プリンターのカートリッジ代や用紙代

・プリントアウトした書類を保管するファイルなどの文具代

・書類を保管する棚などの家具代

・書類を保管するために必要な広さの事務所代　

・ファイリングや書類整理のための労働時間　など

紙で印刷して保管するためのコストは、ぱっと思いつくだけでこれだけ掛かります。

スキャナーの活用

出来ればデータだけのやり取りが出来れば良いのですが、データで保管しているのはお客様資料などの他に、専門書や専門誌などもデータ保管しているため、専門書などは、まだまだ電子書籍が普及していないため、専門書を購入して読み終わると自炊してアプリに入れてしまいます。

こうすると調べ物がどこでも出来るので非常に便利ですし、専門書を置いておく本棚が不要となります。

普段事務所で使っているのは、fujituのscansnap ix500ですが、ただ持ち歩くことが出来ないので外出先でスキャンの必要があった時に困ります。

OfficeLensが使える

scansnapでも持ち運びできるix100などもありますが、外出先で必ずスキャンが必要になるわけではないし、購入に2万くらいかかるので持つメリットはあまりありません。

なので、僕が普段使っているのは「Microsoft Office Lens|PDF Scan 」というアプリです。

これを使えばスマホで撮影した書類をone driveやgoogle driveにアップすることができたり、僕は使いませんが撮影した書類をwordに変換して編集することもできます。

では、早速簡単な使い方をiPhoneを使ってお話させていただきます。

使い方

まず、iPhoneの場合はApp Storeから、androidの場合にはGoogle Playから「
Office Lens 」と検索し、 「Microsoft Office Lens|PDF Scan 」が出てきたら入手してください。

インストールが終わったら、Office Lens というアイコンが表示されているはずなのでそれをタップしてください。

こんなアイコンです

開くと撮影が出来る状態になっているので、スキャンしたい書類を撮影します。（赤丸のボタンを押す）

上記の赤い線は、スキャンしたい部分を示すものですので、スマホを上下左右に若干動かすことで調整できます。

撮影をするとしたのような画面になりますので問題がなければ「完了」をタップします。

すると「エクスポート先」という画面が出てくるのでエクスポートしたい先をクリックします。ちなみに僕は、いつもここでone driveを選択して保存して終わりにしています。

google driveやdrop boxに保存する場合

ただ、one driveを使っていない方も結構いて、仕事ではgoogle driveかdropboxを使っている方もいると思います。

その方は、画面下の「共有先」の「その他のアプリ」をタップしてください。

そうすると下のような画面が出てきますでの、右の「その他」をタップします。

アクティビティという画面が出てくるので、グーグルドライブにチェックを入れていただければ、「その他アプリ」の中にgoogle driveのアイコンが表示され選択できるようになります。

グーグルドライブのアイコンが出てきました。

wordで編集する場合

この場合は、エクスポート先からwordを選択します。

すると「自分のファイル」という画面になりますので、編集したいファイルを選択します。

すると、wordの画面に切り替わるのでこれで編集できるようになります。one driveを利用されている方であれば、PCから編集することも可能です。

紙での保管が必要なものもある

データで保管ができるようになると便利なので、全てデータ保管したくなりますが、自社の領収書や請求書などの書類は、税務署に電子帳簿保存の適用を受ける旨の書類の提出がなければ、例えデータで保存されているとしても原本の保存が免除されるわけではないので、ここは注意してください。

おわりに

今回は、 Microsoft Office Lens|PDF Scan を使ったスキャナーによるファイル保存やword編集の方法をお伝えしました。

僕の個人的な使い方は、Office Lensではただ保存するだけにしています。何故かと言うとOffice Lensでは、エクセルに変換することが出来ないので別のアプリを使っているためです。このアプリも次回ご紹介できればと思います。

無料でかなり使えるので、事業を始めたばかりの方やペーパレス化に取り組みたい中小企業の方などは是非利用してみてください。