ネット環境さえあれば仕事の時間や場所を選ばないクラウド会計ソフトですが、

そのクラウド会計ソフトの機能の一つにスキャナーにより領収書のデータを

取り込み、自動で仕訳を行ってくれる機能があります。

クラウド会計ソフトを導入するなら併せてスキャナーも購入したいところです。

今回は、購入したスキャナーの活用法のうち自炊についてお話しさせていただきます。

そもそも「自炊」とは何か？

だいたい想像がつくとは思いますが自分の食事を自分で作ることではありません。

自炊とは、自分が所有する本などをスキャナーなどでデジタルデータとして

保存する行為のことを言います。

自らデータを吸い(炊い)上げるので「自炊」と呼ばれたのだそうです。

具体的活用方法

おすすめのスキャナーはFUJITSUの「Scansnap　ix500」で

私自身もかなりの頻度で活用しており、

freeeや弥生会計でもおすすめしています。

私の活用方法としては

・一度目を通した専門書・専門誌・ビジネス書などをスキャンで読み取り、

データをipadに転送し、そこから｢sidebooks」というアプリにコピーする。

・同じように一度目を通した書類で保存の必要はあるが原本を廃棄してしまっても

構わないものは「evernote」にコピーしています。

こうすることで紙の保管スペースがほとんど無くなり、

書類の保管コスト(家賃に占める書類の保管に占める床面積など）が削減できます。

また、データで管理するため書類を探すまでの時間も大幅に短縮できることや

紛失のリスクも回避できます。

自炊のコツ

効率よく自炊を行うためには、奇麗な状態でデータ化しようと思わないことです。

目的は本を奇麗な状態まま残すことではなく、本の中身(情報)を残すことです。

実際にやってみる

この本を自炊してみます。

ほとんどの本は両端の余白部分が結構あるので

文字が切れないギリギリくらいのところまで裁断します。

まずは裁断機で裁断。

本が厚いと均一に切れません。

これは全く気にする必要はありません。

また、今回はあえて余白部分をあまり裁断しませんでした。

奇麗に残そうと余白部分をあまり裁断しないと

糊が付着したまま取れず、画像のような状態になってしまいます。

これだと「重送エラー」となってスキャン出来ません。

なので余白部分を多めに裁断するのです。

パソコンでスキャン後、タブレット側でscannsnapのアプリを起動し、

パソコン側からスキャンデータを転送します。

そうするとタブレット側にスキャンデータが下の画像のように転送されてきます。

転送データをさらに「sidebooks]にコピーしていきます。

上の画像の「sidebooksにコピー」をタップすると

下の画像のようになります。

また、画面を下にスワイプすると上に２つ表示されますので

右側をタップすると、本棚形式での表示となります。

また、裁断した際の余白部分の幅のばらつきですが

こちらが余白が多い箇所

こちらが余白が少ない箇所

読むのにあたって全く問題ないことがわかっていただけると思います。

また、OCR処理されていますので文字での検索も出来、

書き込みやマーカーも可能です。

著作権侵害に注意

紙の本を自炊することで、多くの本や雑誌、資料などを

タブレットで持ち運べるので大変便利なのです。

しかし、これが出来るのは私的利用の範囲のみです。

私的利用の範囲を越えて自炊した場合には

複製権の侵害にあたり違法と言われております。

(例えば、自炊したPDFをdropboxやgoogleドライブに入れて

会社の従業員間で共有するなど）

ですので、私的利用の範囲に留めておく必要があります。

私の場合は、自己研鑽（私的利用）の為

自分の本を自炊しているので違法ではありません。

まとめ

今回は、クラウド会計で利用されるスキャナーの

別の活用法である自炊の方法をご紹介しました。

スキャナーの活用方法は他にも

原本保存が必要ない書類などをすべてデータ化し、

dropboxなどで保存するなどの方法もあります。

また、今回使用したスキャナーは、

電子帳簿保存法のスキャナー保存にも対応しています。

なお、電子帳簿保存法につきましては

別の機会にご紹介させていただきます。

生産性向上・コスト削減にも役立つスキャナー

是非、利用してみてください。